¿Qué es un asistente virtual? Definición, descripción del trabajo, beneficios y proceso de contratación
Una guía completa para entender qué es un asistente virtual, qué hace y qué pasos hay que dar para encontrar y contratar a uno.
22 de marzo de 2021
Lectura de 5 minutos
Gestionar uno mismo un negocio no es tarea fácil. Tu sueño empresarial pronto queda sepultado por una tonelada de tareas secundarias que consumen mucho tiempo. Acabas saltando de una a otra, sintiéndote abrumado, y al final dejas de prestarle atención a lo que realmente importa: el crecimiento de tu negocio.
Al principio, puede que tengas la capacidad de gestionarlo todo por ti mismo, quizás durante unos meses o incluso años. Pero no todo el mundo posee las habilidades necesarias para llevar a cabo de forma óptima las numerosas y variadas actividades que forman parte de la gestión de la empresa, además de que algunas de ellas pueden resultar tediosas o frustrantes para algunas personas. Si quieres concentrarte en aquellas facetas de tu negocio que son más importantes, potenciando así su crecimiento, no cabe duda de que la contratación de un asistente personal virtual es una opción muy interesante. Los asistentes virtuales son teletrabajadores que ayudan a llevar a cabo una serie de tareas y servicios empresariales.
Pueden realizar trabajos administrativos, contables, o incluso de marketing. Si necesitas ayuda, los asistentes virtuales son una forma rentable de aliviar la presión que soportas como propietario de un negocio, permitiéndote ahorrar tiempo para que puedas concentrarte en el crecimiento del mismo. Asumir que necesitas ayuda y decidirte a contratar a un asistente virtual son acciones básicas a la hora de impulsar el desarrollo empresarial. En esta guía te mostramos todos los beneficios y los pasos que debes dar para contratar a uno.
1. ¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un trabajador autónomo, freelancer o contratista independiente que, en función de sus habilidades, se ofrece para la realización de tareas administrativas, comerciales o de marketing que consumen un tiempo valioso, el cual podrías dedicar al crecimiento de tu negocio.
A veces se les denomina profesionales virtuales o asistentes personales online, siendo muy flexibles en cuanto al desempeño de sus funciones: pueden ayudarte con unas pocas tareas mensuales, o estar muy implicados en las actividades diarias del negocio. Los asistentes virtuales pueden ser expertos en áreas específicas o en ciertos tipos de tareas, como contabilidad o marketing, u ofrecer servicios generales más amplios. Trabajan contigo de forma remota, por lo que puedes contratar a un asistente personal virtual en cualquier lugar del mundo, siempre que su planificación y disponibilidad coincidan con tus necesidades. A la hora de comunicarte con ellos solo necesitas una computadora y una conexión a internet.
“No intentes hacerlo todo tú mismo. En vez de eso, trata de conectar con personas y recursos. Tener disciplina y perseverancia es realmente importante”
Chieu Cao, cofundador de Mintago
2. Los beneficios de contratar a un asistente virtual
El principal objetivo de un asistente personal virtual es ayudarnos con aquellas tareas que nos consumen un tiempo del que carecemos o llevar a cabo actividades en las que no somos competentes. Como hemos mencionado anteriormente, te ayudan a mantener el funcionamiento diario de tu negocio, liberándote de un tiempo precioso que puedes dedicar a potenciar las ganancias y el crecimiento de la empresa. Estos son algunos de los beneficios principales derivados de la contratación de un asistente virtual:
- Teletrabajo. Los asistentes online no necesitan acudir físicamente a tu oficina o lugar de trabajo, ya que no es necesario estar presente para realizar la actividad laboral. Las tareas desempeñar se llevan a cabo de forma remota, en cualquier momento y lugar del mundo, lo que te ahorra dinero y gastos logísticos.
- Son más rentables que un empleado a jornada completa. La contratación de trabajadores autónomos tiene un coste menor que añadir un empleado a tu plantilla. Aunque las tarifas pueden variar dependiendo del país o región donde trabaja el asistente, actividad a desarrollar y experiencia, el precio por hora suele ser muy asequible.
- Si es necesario, trabajan mientras tú descansas. Es posible que necesites a una persona que pueda responder a los correos electrónicos del servicio de atención al cliente en tus horas libres, o quizás a alguien que realice ciertas tareas mientras duermes, para que así estén listas al día siguiente. Puedes contratar a un asistente con la disponibilidad exacta que requieras, incluso fuera del horario laboral habitual.
- Puedes contratar a varios asistentes, para que así siempre haya alguien disponible. Si tienes más de un asistente virtual en tu lista de contactos, siempre tendrás la ayuda que necesitas en todo momento, algo que supera la disponibilidad de un empleado normal.
Las tareas pendientes que todavía no has puesto en marcha y están orientadas al desarrollo de tu negocio se verán muy beneficiadas por la contratación de un asistente personal virtual, pues ahorrarás tiempo y podrás dedicarte a ellas en profundidad.
3. ¿Qué hace un asistente virtual?
Los asistentes virtuales pueden llevar a cabo muchas tareas dependiendo de sus habilidades, pero normalmente se centran en labores administrativas o de mantenimiento para las que no necesitan un conocimiento específico de tu empresa. Aquí te presentamos algunos ejemplos:
- Contratación y gestión de otros trabajadores autónomos. Si necesitas completar muchas tareas especializadas, contrata a un asistente y deja que se ocupe de buscar a otros expertos para todo tipo de tareas, como actualizar tu web, diseñar publicaciones en redes sociales, o escribir anuncios de marketing y correos electrónicos.
- Optimización de tu agenda y gestión de las comunicaciones. Libera parte de tus preocupaciones, deja que tu asistente te diga dónde tienes que estar y cuándo. Haz que gestione tu agenda bloqueando los periodos en los que nadie debe molestarte, para que así puedas avanzar más en tu trabajo. Proporciónale instrucciones para que te organice tu bandeja de correo, gestione tus comunicaciones, prepare correos masivos, actualice tus contactos, etc.
- Responder preguntas y llevar a cabo tareas de atención al cliente. Un asistente virtual puede proporcionar respuestas a las preguntas habituales de los clientes sin necesidad de recibir una formación exhaustiva. Ofrecer una rápida respuesta a los usuarios hace que estén más satisfechos, aumentando la probabilidad de que confíen lo suficiente en tu marca como para hacer una compra. Además, pueden realizar todo tipo de actividades relacionadas con la atención al cliente, como la gestión del CRM, llamadas salientes, etc.
- Investigación de nuevos productos o estrategias, realizar estudios online y de marketing. Si estás tratando de tomar una decisión con respecto al negocio, como puede ser cambiar el software, aplicar una nueva estrategia de marketing o lanzar una nueva línea de productos, deja que tu asistente online haga el estudio básico. Te puede presentar sus conclusiones iniciales para acelerar tu decisión o análisis en profundidad, lo que te permitirá a su vez lograr un crecimiento más rápido. Asimismo, se puede encargar de elaborar estudios online y de mercado más o menos complejos en función de tus necesidades y de sus habilidades.
- Labores de soporte técnico. Tu asistente virtual puede realizar tareas técnicas que ayuden al mantenimiento y gestión de la infraestructura tecnológica de tu empresa, así como realizar labores de asesoría para la resolución de problemas relacionados con la web, configuración de software, operaciones TI, etc.
- Tareas administrativas y ofimáticas. Externalizar labores administrativas y de apoyo ofimático es una de las opciones más populares. La gestión documental, automatización de tareas habituales en la oficina (como la elaboración de facturas, análisis de informes de inventariado, etc.) y las tareas de apoyo como la creación de presentaciones y manuales pueden ahorrarte muchísimo tiempo y quebraderos de cabeza.
- Contabilidad. La asistencia, asesoría y gestión contable es una de las actividades que más tiempo consumen y más conocimientos requiere: Mantenimiento de libros, asesoría financiera, operaciones contables, seguimiento del calendario fiscal, comprobación de documentos, etc.
- Redes sociales y campañas. La gestión de las redes sociales es una tarea que en muchos casos es mecánica y consume bastante tiempo. La presencia en internet requiere de una interacción continua con los clientes actuales y futuros a través de publicaciones, respuestas a preguntas, elaboración de materiales multimedia, control de campañas, etc.
Entra a nuestra guía de redes sociales para aprender cómo incluir las redes sociales en tu estrategia de negocios. - Tareas repetitivas o tediosas. Existen diversas actividades que, por su naturaleza, son extremadamente aburridas o requieren una capacidad de concentración elevada. Suelen consumir muchísimo tiempo, y son perfectamente externalizables. Algunos ejemplos: introducción de datos, transcripción de audios, reconocimiento y verificación de caracteres en documentos escaneados (OCR), la recopilación de información digital, etc.
4. Razones principales para contratar a un asistente virtual
Saber cuándo se debe contratar a un asistente personal online es relativamente sencillo, siempre y cuando sepas lo que estás buscando. Existen algunos signos indicadores de que necesitas ayuda en ciertas tareas diarias. Echa un vistazo a esta lista de posibles escenarios. Si te identificas con alguno, probablemente necesites contratar a un asistente personal virtual.
· Tu listado de tareas pendientes está incompleto.
· Estás haciendo tareas que no te gustan o para las que no tienes experiencia.
· Te sientes desorganizado y disperso.
· Estás frustrado o agotado porque trabajas mucho pero tu negocio no crece.
· No tienes tiempo libre porque dedicas demasiado tiempo a tareas administrativas.
¿Crees que estás listo para contratar a alguien? A continuación, te presentamos cada uno de los pasos que debes completar para encontrar y contratar con éxito al asistente virtual que mejor se adapte a tu negocio.
Vamos a verlo…
5. Cómo contratar a un asistente virtual
Ahora que ya has decidido contratar a un asistente virtual, puedes completar todo el proceso, y el primer paso es comprender qué es lo que necesitas o quieres externalizar. Una parte de la delegación de tareas consiste en conocer cuáles son las más urgentes y con cuáles necesitas más apoyo. Aquí tienes un par de ideas que te ayudarán a determinar qué es lo que debes externalizar:
Paso 1: Decide qué tareas debes externalizar
- Crea un listado maestro de tareas a realizar
Comienza escribiendo todas las tareas diarias, semanales y mensuales que debes llevar a cabo en tu negocio. Puedes comenzar su redacción en un documento u hoja de cálculo. Luego, ordena esas tareas por grupos, bien asignándolas según su tipo (p.ej. administrativas, marketing, atención al cliente) o bien agrupándolas en función de si quieres completarlas tú mismo o prefieres externalizarlas. Si quieres, puedes añadirlas a una herramienta de gestión de proyectos como Monday.com o Asana y asignarlas a tu asistente. Si careces de una herramienta de gestión de proyectos, puedes pedirle a tu nuevo asistente personal virtual que te instale y configure una. - Utiliza un monitor de actividad
Si no estás seguro de cuáles son las tareas que más se beneficiarían de una externalización, prueba a utilizar un monitor de actividad. Estas aplicaciones registran el tiempo que dedicas a la utilización de un software, programa o sitio web específico, y también incluyen un cronómetro que puedes accionar manualmente. Si controlas durante un par de días el tiempo empleado en cada tarea de tu listado maestro, podrás hacerte una idea de cuáles son las actividades que te consumen más horas y energía. A menudo, pero no siempre, aquellas tareas que requieren de una mayor cantidad de tiempo son las más proclives a una externalización. Si encuentras dificultades para determinar qué tareas puedes asignar a un asistente virtual, relee de nuevo las posibles funciones que se listan en el apartado “¿Qué hace un asistente virtual?” visto anteriormente, eso te dará ideas aplicables a tu negocio.
Paso 2: Determina a quién contratar
Ha llegado el momento de contratar a tu asistente personal virtual. Aquí tienes lo que necesitas para encontrar al candidato adecuado:
a. Define las cualidades imprescindibles que debe poseer tu asistente virtual
El primer paso es escribir las cualidades imprescindibles que debe poseer tu asistente virtual. Determinar estas características te ayudará a perfilar tus opciones, y deben basarse en las cualidades logísticas, profesionales y técnicas. A continuación, encontrarás algunas de las más importantes.
Las consideraciones logísticas incluyen:
- Los idiomas que domina.
- Una zona horaria que se pueda integrar en tu agenda.
- Un rango de precios accesible que se adapte a tu presupuesto.
A nivel profesional, debe ser una persona:
- Fiable.
- Ingeniosa.
- Flexible.
- Proactiva.
- Organizada.
- Colaborativa.
- Comunicativa.
Además, puede que quieras tener en cuenta necesidades o consideraciones concretas, como la experiencia previa en un sector determinado o conocimientos específicos de un software o herramientas que utilizas en tu empresa. Los candidatos también deberían proporcionar unas referencias o reseñas excelentes que respalden sus habilidades.
b. Evalúa sus capacidades y habilidades
Cuando hables con tu posible asistente online, puede que quieras hacerle algunas preguntas que te sirvan para evaluar sus capacidades y habilidades, para así determinar si se trata de una buena elección para ti. Aquí tienes algunas preguntas de ejemplo que puedes formular a tu candidato:
¿Cuáles son tus habilidades principales?
Es bueno saber con qué tipos de trabajo se siente más cómodo el asistente. Puedes ampliar esta evaluación y preguntar cuántos programas de software conoce y en cuáles tiene una mayor experiencia.
¿Cuáles crees que son tus fortalezas y habilidades como asistente virtual?
Esta es una pregunta excelente si quieres averiguar si el asistente se adapta a tu personalidad y estilo comunicativo. Presta atención a su sinceridad y honestidad a la hora de responder.
¿Cuál es tu horario laboral?
Es importante saber cuál es su horario de trabajo y si este coincide con tus necesidades. Algunas personas necesitan que este horario coincida con el propio, mientras que otras prefieren enviar las tareas al final del día para que se lleven a cabo mientras duermen.
Si cobran por horas: ¿Cuánto tiempo necesitas para completar [una tarea concreta]?
Muchos asistentes virtuales cobran por horas. Es importante que preguntes cuánto pueden hacer en una hora. Pídele que sea específico. Si afirma que puede completar 300 líneas de introducción de datos en una hora, ¿cuántas columnas tiene cada línea? O si introduce información para comercios electrónicos, ¿cuántos productos puede completar en una hora añadiendo imágenes, precio, descripción, etc.?
¿Has atendido alguna vez a un cliente que te proporcionó unas instrucciones muy complicadas o difíciles de entender? ¿Cómo lo resolviste?
Escucha atentamente su respuesta y decide si lo hizo bien o no. No emitas ningún juicio ni para bien ni para mal, simplemente escucha. Si no estás de acuerdo con su forma de solucionarlo, es posible que no sea el candidato que buscas.
¿Qué haces cuando te falla la conexión a internet? O, ¿qué harías si tu computadora se bloquease mientras trabajas en mis tareas?
Necesitas saber cómo resuelve los problemas técnicos. Todos los sufrimos de vez en cuando, y también tenemos formas de solucionarlos. Una respuesta adecuada siempre pasa por disponer de una conexión wifi alternativa o de una computadora de respaldo.
¿Sabes trabajar con la herramienta de productividad que usamos en mi empresa?
Si usas una herramienta de productividad o colaboración, necesitas verificar si la domina. Si no es así, tendrás que decidir si quieres dedicar tiempo a enseñarle. La mayoría de los asistentes virtuales estarán encantados de aprender lo que necesitan para poder ayudarte mejor.
c. Propón la realización de una pequeña muestra de tareas
Una vez que has seleccionado a tus candidatos favoritos, puedes pedirles que completen algunas tareas rápidas de prueba. Asegúrate de que estas pruebas coinciden con lo que quieres que hagan. Por ejemplo:
- Si necesitas que organicen tu agenda, pídeles crear un evento y que te inviten a él.
- Si necesitas que introduzcan datos, pídeles que completen 30 líneas.
- Si necesitas que gestionen el correo electrónico, pídeles que ordenen una página de tu bandeja de entrada.
Estas pequeñas pruebas te permiten comprobar si realmente saben lo que hacen. Incluso si el asistente no tiene ninguna experiencia en alguna de esas actividades, debería ser capaz de investigarlo y averiguar cómo completarla.
Paso 3. Construye una relación laboral colaborativa y efectiva
Es de vital importancia comenzar con buen pie si quieres lograr una relación laboral eficaz con tus asistentes. Van a necesitar todas las instrucciones y recursos indispensables para completar las tareas asignadas y el acceso a los documentos o herramientas pertinentes. Una buena preparación previa ayudará a que todo el proceso se desarrolle con mayor fluidez, para que así tu nuevo asistente personal virtual pueda comenzar de inmediato. Sigue estos consejos para potenciar los resultados de tu colaboración laboral:
- Proporciona instrucciones claras
Ofrecer unas instrucciones fáciles de entender es la clave para lograr que el trabajo se haga de forma correcta desde el principio. Cuanto más concreta sea la tarea o proceso a completar, más específico debes ser en tus instrucciones. En general, deberías asignar a tus asistentes aquellas tareas que requieren instrucciones mínimas o muy básicas (después de todo, su labor es hacer que tu vida sea más fácil, no cargarte con más trabajo). Si estás dispuesto a permitir otras formas de completar una tarea, coméntaselo a tu asistente para que pueda proceder según decida. Es posible que su método sea distinto y más eficiente o ingenioso que el tuyo por su propia experiencia, siendo este otro ejemplo de cómo pueden ayudarte a desarrollar tu negocio. - Fija objetivos y plazos
Sin importar el grado de detalle de tus instrucciones, siempre debes proporcionarle a tu asistente dos cosas: el objetivo general de la tarea que le has asignado y el plazo del que dispone para completarla. El objetivo general le ayuda a mantenerse dentro de lo programado, incluso si está utilizando sus propios procesos. Los plazos garantizan que las tareas se completan de forma puntual. Cuando fijes los periodos de entrega o ejecución, intenta reservarte uno o dos días por si tu asistente se retrasa en la entrega.
Fijar objetivos y plazos es muy importante porque permite que tu asistente online tenga la oportunidad de hacerte preguntas y de clarificar las expectativas antes de comenzar, para así garantizar que el trabajo se lleva a cabo de forma correcta y rápida en todo momento. - Configura tu herramienta colaborativa
Si utilizas herramientas como Asana, Trello o ClickUp, deberás proporcionarle a tu asistente virtual el acceso a las mismas. Puedes configurar los permisos de tal forma que solo vean las tareas que deben hacer o crear un panel o proyecto específico relevante. Utiliza todas las funciones de la herramienta relacionadas con la organización de tareas, añadir plazos, e incluso monitorizar el tiempo para que así puedas pagar a tu asistente de forma adecuada. - Solicita informes regulares
Si una tarea se lleva a cabo de forma continuada, o necesita de un periodo de tiempo extenso para completarse, asegúrate de que tu asistente personal virtual te proporciona informes regulares para que así puedas supervisar el progreso y hacer comentarios cuando sea necesario. Para reducir tu carga mental, fija la frecuencia de estos informes al comienzo del proyecto, que pueden ser diarios, semanales o cuando ocurra un problema o suceso concreto. - Sé claro en tus comentarios y expectativas
Cuando sea el momento de comentar y valorar el trabajo de tu asistente, sé sincero y directo. Proporciona una crítica constructiva, no un veredicto. Debes dejar claro en todo momento lo que esperas de él. Ofrece un plan de acción que permita a tu asistente saber qué fue mal y qué debe cambiar en el futuro. Cuando emitas una crítica constructiva, presta atención a la reacción. ¿Es amable y servicial? ¿O responde como si estuviera molesto? Es preferible trabajar a largo plazo con aquellos que aceptan comentarios de buen grado. - Proporciona más trabajo a aquellos con los que te sientas cómodo
Cuando encuentres a un asistente virtual que te comprenda con facilidad y que trabaje con rapidez, no lo pierdas. Proporciónale trabajo tan pronto como lo necesites. O también puedes contratarlo durante un número fijo de horas semanales para que así puedas disfrutar de un asistente dedicado que gestionará regularmente una serie de tareas. Esto facilitará que tu negocio funcione con mayor fluidez y crezca más rápido gracias a una relación laboral satisfactoria.
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Si tus actividades empresariales te abruman y no puedes dedicarte a aquellos proyectos que impulsarían el crecimiento de tu negocio, puede que sea hora de contratar a un asistente personal virtual. Estos teletrabajadores pueden llevar a cabo aquellas tareas rutinarias o pendientes que no puedes realizar tú mismo por falta de tiempo o conocimientos. De esa forma, te liberan para que puedas dedicarte a acelerar el crecimiento de tu negocio.
Puedes contratar a un asistente virtual en Fiverr: los perfiles de los Gigs enumeran las habilidades y experiencia de los candidatos, y también puedes verificar las valoraciones de sus clientes anteriores. Utiliza esa información, así como la obtenida mediante la entrevista, para saber si el asistente posee las habilidades y el estilo de trabajo adecuados para llevar a cabo tu encargo. Al contratar a través de Fiverr podrás externalizar esas tareas que consumen muchas horas, ahorrando así tiempo y dinero, pues contratar a alguien de forma virtual es más barato que incorporar a un empleado presencial a tu plantilla.
A medida que tu trabajo con tu asistente online se convierta en algo habitual, desarrollarás un proceso conciso y claro a la hora de proporcionar instrucciones, fijar plazos y ofrecer feedback. Una vez que tu relación laboral sea fluida, te sorprenderá todo lo que puedes lograr y lo rápido que puede llegar a crecer tu negocio.
